Sorun
Outlook posta kutunuz dolduğunda yeni e-posta alamayabilir, gönderemeyebilir veya "Posta kutusu dolu" / kota uyarısı görebilirsiniz. Bunun en sık nedenleri: birikmiş eski postalar, büyük ekler, dolu Silinmiş Öğeler ve Önemsiz Posta klasörleridir. Aşağıdaki yöntemlerle posta kutunuzda kalıcı olarak yer açabilir ve önemli postalarınızı silmeden saklayabilirsiniz.
Çözüm
Önce hangi klasörlerin yer kapladığını görün, ardından temizleyin ve eski postaları arşivleyin.
1. Posta Kutusu Temizleme aracı (önerilen ilk adım)
Klasik Outlook'ta Dosya > Araçlar > Posta Kutusu Temizleme yolunu izleyin. Bu tek pencereden posta kutunuzun ve her klasörün toplam boyutunu görebilir, belirli bir tarihten eski veya belirli bir boyuttan büyük öğeleri bulabilir, Silinmiş Öğeler klasörünü boşaltabilir ve otomatik arşivlemeyi başlatabilirsiniz.
2. Büyük ekleri ve postaları bulup taşıyın
Arama kutusuna yazarak 5 MB'tan büyük tüm postaları listeleyin (sayıyı değiştirebilirsiniz). Bu büyük postaları silebilir veya bir arşiv dosyasına taşıyabilirsiniz. Sık kullandığınız ekleri OneDrive'a ya da bilgisayarınızdaki bir klasöre kaydedip postadan silmek de önemli yer açar.
3. Silinmiş Öğeler ve Önemsiz Posta klasörlerini boşaltın
Silinmiş Öğeler klasörü siz boşaltana kadar kotanızdan yer harcamaya devam eder. Bu klasöre ve Önemsiz Posta klasörüne sağ tıklayıp Klasörü Boşalt seçeneğiyle düzenli olarak temizleyin.
4. Eski postaları arşivleyin (silmeden saklayın)
Eski postaları silmeden saklamak için Dosya > Bilgi > Araçlar > Eski öğeleri temizle yolunu izleyin. "Bu klasörü ve tüm alt klasörleri arşivle" seçeneğiyle klasörü seçin, "Şu tarihten eski öğeleri arşivle" altında tarih belirleyin ve onaylayın. Outlook bu öğeleri ayrı bir Outlook Veri Dosyası'na (.pst) taşır; bu dosyayı istediğiniz an Outlook içinden açıp postalarınıza ulaşabilirsiniz.
5. Çevrimiçi/Yerinde Arşiv klasörünü kullanın (Microsoft 365 / kurumsal hesaplar)
Microsoft 365 veya Exchange hesaplarında sol klasör listesinde "Çevrimiçi Arşiv" (yeni Outlook'ta "Yerinde Arşiv") adlı ayrı bir posta kutusu görünebilir. Eski postaları sürükleyip bu klasöre bırakarak ana posta kutunuzdan yer açabilirsiniz. (Bu özellik yöneticiniz tarafından açılır; görünmüyorsa kurumunuzda etkin olmayabilir.)
6. Veri dosyasını sıkıştırın
Öğeleri sildikten sonra .pst veya .ost dosyası küçülmeyebilir. Dosya > Hesap Ayarları > Hesap Ayarları yolunu açıp Veri Dosyaları sekmesinden dosyayı seçin, ardından Ayarlar > Şimdi Sıkıştır ile dosya boyutunu küçültebilirsiniz. (Exchange veya Outlook.com hesabında bu seçenek Gelişmiş > Outlook Veri Dosyası Ayarları altındadır.)
